Anwendung der VAT-Validation

VAT-Validation - Anwendung der VAT-Validation

Inhaltsverzeichnis

Die Anwendung VAT-Validation ist unterteilt in zwei Bereiche. Der Einzelabfrage und der Stapelverarbeitung. Die Hintergrundverarbeitung haben wir auf der Seite Kommandozeile genauer beschrieben. Auf dieser Seite erfahren Sie mehr über die Anwendung der unserer USt-IdNr-Prüfung.

VAT-Validation Hauptfenster

Arten der Verwendung

Sie können die Anwendung VAT-Validation auf mehrere Arten anwenden. Sie haben die Möglichkeit, alle Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen mit der Anwendung auszustatten. Eine Lizenz lässt dies unternehmenszweit zu. Ohne weitere Kosten. Sie können die Anwendung somit nutzen für einzelne Abfragen oder die Stapelverarbeitung an mehreren Stationen auszuführen.

Einzelabfrage

Die Einzelabfrage innerhalb der Anwendung ermöglicht es, mit der Eingabe der relevanten Daten, eine Prüfung unmittelbar auszuführen. Als Mindestangaben ist die zu prüfende USt-IdNr anzugeben. Dabei wird eine einfache Prüfung durchgeführt.

Für eine qualifizierte Prüfung (nur bei der Schnittstelle des BZSt möglich) können Sie die optionalen Felder Firmenname, Straße, Postleitzahl und Ort angeben.

Seit 01. Januar 2021 gibt es keine schriftliche Bestätigung des Bundeszentralamtes für Steuern. Sie sind nunmehr selbst dafür verantwortlich, die Überprüfung der Datensätze zu archivieren. Über die Archiv-Funktion und der Verwendung eines revisionssicheren Speichers können Sie den geänderten Anforderungen Rechnung tragen. Gerne helfen wir Ihnen dabei!

Bei der Einzelabfrage findet keine Ausgabe der Prüfergebnisse in eine Datei statt. Diese Anwendungssicht dient zur schnellen Prüfung, z.B. bei der Durchgabe von USt-IdNrn. per Telefon, um diese auf Ihre Gültigkeit zu prüfen. Die Verarbeitung von Dateien werden über die Stapelverarbeitung oder der Hintergrundverarbeitung durchgeführt.

Stapelverarbeitung

Wählen Sie eine Datei aus und prüfen Sie diese durch das Betätigen des „Prüfen-Button“. Dadurch startet die Überprüfung der gesamten Datei. Diese erzeugt im Hintergrund das Protokoll. Das Protokoll kann im Anschluss über den Ergebnis-Button geöffnet werden. Dieses beinhaltet alle Prüfergebnisse, der einzelnen Datensätze. Der Vorgang der Überprüfung nimmt je nach Größe der Datei einige Zeit in Anspruch.

Der Name der USt-IdNr-Protokolldatei wird automatisch vergeben und im identischen Format erzeugt, wie das übergebene Format. Wird zum Beispiel eine Datei mit dem Namen „daten.json“ übergeben, so ist die Bezeichnung der Protokolldatei „daten-log.json“.

Vorab-Validierung

Die Vorabprüfung einer USt-IdNr Importdatei kann Ihnen helfen, das Format und die Anzahl der gefundenen Datensätze, ohne eine Prüfung durchzuführen, zu prüfen. Die Datei wird dabei analysiert und das Ergebnis Ihnen mit einer Meldung angezeigt.

Hinweise zu qualifizierten Prüfungen

Stimmen bei einer qualifizierten Prüfung Daten der Adresse (Firmenname, Ort, Postleitzahl oder Straße) nicht überein, wird automatisch eine einfache Prüfung durchgeführt. Um bei gültigen Rückmeldungen dennoch die Information zu erhalten, ob Werte nicht übereinstimmen könnten, wird am Ende des jeweiligen Prüfdatensatzes die entsprechende Information angehängt, sofern aus den qualifizierten Angaben eine Prüfung negativ rückgemeldet wurde.

Rückgabewerte BZSt

Die Rückgabewerte werden über das Menü „Extras – Rückgabewerte USt-IdNr“ angezeigt und bearbeitet. Die Bezeichnung und Nummer hängt vom BZSt ab. Einige systemische Rückgabewerte werden direkt durch die VAT-Validation ausgegeben. Diese sind im 900er Nummernkreis. Weitere Informationen findet man in der Übersicht der Ergebniscodes.

Zusätzlich zu den Standardrückgabewerten besteht die Möglichkeit eigene Bearbeitungshinweise zu erfassen. Diese sind beispielsweise für eine Integration der Anwendung in einen Workflow hilfreich. Damit erhält der Sachbearbeiter bei der Bearbeitung der Rückgabewerte eine Hilfestellung.

VAT-Validation - Rückgabewerte BZSt

Die Beschreibung der Rückgabewerte des BZSt ist nicht änderbar. Bei jedem Start des Programmes werden die Rückgabewerte zurückgesetzt. Ihre Bearbeitungshinweise bleiben dabei erhalten.

Platzhalter in Bearbeitungshinweisen

Damit Sie einen Hinweis zur Bearbeitung mit Werten aus der jeweiligen Prüfung anreichern können, wird ein Platzhalter mit einem Doppelklick darauf eingefügt. Die Auswahl der Platzhalter (sogenannten Textmarker) zeigt Ihnen die Übersicht der Variablen. Diese besitzen nicht immer einen Wert. Dieses hängt maßgeblich von den importierten Daten und den Rückgabewerten des BZSt ab.

Rückgabewerte VIES

Die Schnittstelle VIES/MIAS gibt einen geringeren Umfang an möglichen Rückgabewerten. Prinzipiell wird nur „gültig“ oder „ungültig“ zurückgegeben. Im Falle von Schnittstellenfehlern haben Sie jedoch die Möglichkeit, Bearbeitungshinweise zu erfassen.

VAT-Validation - Rückgabewerte VIES

Rohdaten-Viewer

Über das Menü Extras – USt-IdNr Rohdaten Viewer können Sie das Archiv durchsuchen. Geben Sie dazu die gewünschte USt-IdNr ein und betätigen Sie die Suchen-Schaltfläche. Alle Einträge werden Ihnen in der Ergebnisansicht bereitgestellt. Um einen Eintrag sich genauer ansehen zu können, klicken Sie in der Liste der gefundenen Einträge auf den gewünschten Eintrag. Es werden Ihnen die Abfragezeit, der original Request-String, die Antwortzeit des BZSt/VIES und die Original-Antwort angezeigt. Damit können Sie genau die Auskunft bekommen, wann eine USt-IdNr mit welchem Ergebnis abgefragt wurde.

VAT-Validation - Rohdaten Viewer

Um die Echtheit eines Datensatzes zu gewährleisten, haben wir einen sog. MD5-Hash erzeugt. Damit können wir die Echtheit und den Schutz vor Manipulationen in den Dateien prüfen.

Sobald ein Datensatz nicht der Prüfsumme entspricht, wird dieses mit dem Zusatz „(Fehler)“ angezeigt.