EORI-Prüfung – Dokumentation

Anwendung

Die Software EORI-Prüfung ist unterteilt in zwei Bereiche. Der Einzelabfrage und der Stapelverarbeitung.

EORI-Prüfung
EORI-Prüfung

Einzelabfrage

Die Einzelprüfung ermöglicht es, mit der Eingabe der EORI-Nummer eine Prüfung unmittelbar auszuführen.

Bei der Einzelabfrage findet keine Ausgabe der Prüfergebnisse in eine Datei statt. Diese Anwendungssicht dient zur schnellen Prüfung, z.B. bei der Durchgabe von EORI-Nummern per Telefon, um diese auf Ihre Gültigkeit zu prüfen. Die Verarbeitung von Dateien werden über die Stapelverarbeitung oder der Hintergrundverarbeitung durchgeführt.

Ist die EORI-Nummer korrekt, erhalten Sie in den weiteren Feldern alle Informationen, die von der Schnittstelle zurückgemeldet werden. Im Fehlerfall erhalten Sie die genaue Rückmeldung der EORI Schnittstelle von EOS.

Stapelverarbeitung

Wählen Sie eine Datei aus oder ziehen Sie diese per Drag&Drop auf das Feld “Importdatei” und prüfen Sie diese durch das Betätigen des “Prüfen-Button”. Dadurch startet die Überprüfung der gesamten Datei. Diese erzeugt im Hintergrund das Protokoll. Das Protokoll kann im Anschluss über den Protokoll-Button geöffnet werden. Dieses beinhaltet alle Prüfergebnisse, der einzelnen Datensätze. Der Vorgang der Überprüfung nimmt je nach Größe der Datei einige Zeit in Anspruch.

Der Name der EORI-Protokolldatei wird automatisch vergeben und im identischen Format erzeugt, wie das übergebene Format. Wird zum Beispiel eine Datei mit dem Namen “daten.json” übergeben, so ist die Bezeichnung der Protokolldatei “daten-log.json”.

Vorab-Validierung

Die Vorabprüfung einer EORI Importdatei kann Ihnen helfen, das Format und die Anzahl der gefundenen Datensätze, ohne eine Prüfung durchzuführen, zu prüfen. Die Datei wird dabei analysiert und das Ergebnis Ihnen mit einer Meldung angezeigt.

Konfiguration

Über das Hauptmenü Extras – Einstellungen EORI-Nummer werden die Einstellungen für die EORI-Prüfung vorgenommen.

Allgemeine Einstellungen

EORI-Prüfung - Einstellungen Allgemein
EORI-Prüfung – Einstellungen Allgemein

Archiv

Über das Archiv der EORI-Prüfung stellen wir Ihnen eine Funktion bereit, um den gesetzlichen Anforderungen der nachvollziehbaren Speicherung der Anfragen und Antworten bereit. Wird die Option aktiviert, geben Sie bitte noch das entsprechende Verzeichnis an, in denen alle Anfragen und Antworten gespeichert werden. Sofern Sie den gesetzlichen Vorgaben unterliegen, um jede Anfrage zu speichern, wählen Sie bitte einen Speicherort aus, der regelmäßig gesichert (Backup) wird und ggf. gegen Veränderung Dritter geschützt ist. Fragen Sie dazu Ihre IT-Abteilung, um einen solchen Speicherplatz für Sie zu konfigurieren.

Bitte beachten Sie, dass jede Anfrage an das Economic Operator Systems (EOS) gespeichert wird. Selbst erneute Versuche werden gespeichert und können schnell zu einem Anwachsen der Anzahl der Dateien führen.

Verarbeitung

Sie haben auf der Reiterkarte die Möglichkeit, einige Einstellungen für die EORI-Prüfung festzulegen. Diese werden bei der Verarbeitung berücksichtigt. Im Folgenden werden diese Einstellungen im Einzelnen beschrieben.

EORI-Prüfung - Einstellungen Verarbeitung
EORI-Prüfung – Einstellungen Verarbeitung

Versuche

Über den eingegebenen Wert der Versuche haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl an Wiederholungen einer Prüfung einzustellen. Eine Wiederholung der Anfrage kann ausgelöst werden, wenn die Gegenstelle des EOS ausgelastet ist oder Ihre Netzwerkverbindung zu einem Timeout führt. Jeder Versuch wird, sofern aktiviert, im Audit-Log gespeichert.

Trennzeichen

Das Trennzeichen ist nur für den Import von CSV-Dateien für die EORI-Prüfung relevant (unabhängig ob Stapelverarbeitung oder Hintergrundverarbeitung). Die Daten werden in einzelne Werte anhand dieses Trennzeichens aufgeteilt und zur Prüfung aufbereitet. Berücksichtigen Sie bitte bei der Einstellung des Trennzeichens auf ein Vorkommen in Ihren Stammdaten. Ein Komma oder ein Semikolon kann u.U. in einem Firmennamen vorkommen und zu einem Fehler in der Verarbeitung führen. Wir haben das Pipe-Zeichen “|” als Standardwert definiert. Für JSON und XLSX ist dieses Trennzeichen nicht notwendig.

Leerzeichen

Werden Leerzeichen in Ihren Stammdaten bei der Erfassung von EORI-Nummer erlaubt, so kann dies zu Fehlern bei der Prüfung kommen. Diese Einstellung gibt Ihnen die Möglichkeit, dass bei der Prüfung diese ignoriert werden.

Groß- und Kleinschreibung

Sofern die Eingabe von Kleinbuchstaben in Ihren Stammdaten bei der Erfassung von EORI-Nummer erlaubt ist, so kann dies zu Fehlern bei der Prüfung kommen. Diese Einstellung gibt Ihnen die Möglichkeit, dass bei der Prüfung die Groß- und Kleinschreibung ignoriert wird und auf das richtige Format automatisch gesetzt wird.

EORI-Nummer bereinigen

Wird diese Option gesetzt, wird die bereinigte EORI-Nummer (Leerzeichen, Groß- und Kleinschreibung) in der Exportdatei zurückgegeben. Dies bedeutet, dass in Protokolldateien (diese haben den gleichen Aufbau wie die importierte CSV Datei) die EORI-Nummer ohne diese fehlerhafte Schreibweise ausgegeben werden. Bei einem Reimport in Ihr ERP System kann somit der Datensatz bereinigt werden.

Zeichenkodierung der Ausgabe

Mit dieser Einstellung haben Sie die Möglichkeit, die Codepage der CSV Ausgabe der EORI-Prüfung zu steuern. Im Standard ist hier UTF-8 angegeben. Wird die CSV Datei mit Microsoft Excel weiterverarbeitet, empfiehlt es sich Win1252 (dies entspricht der ANSI Kodierung) empfohlen.

Sollte die Datensätze in der Ausgabedatei der EORI-Prüfung in Ihrem Texteditor oder in Microsoft Excel beispielsweise bei Umlauten nicht korrekt dargestellt werden, stellen Sie bitte ebenfalls diesen Parameter auf den jeweils anderen als der bei Ihnen aktuell eingestellten. Dies behebt in den meisten Fällen Darstellungsprobleme.

Hintergrundverarbeitung

Die Verarbeitung im Hintergrund ermöglicht Ihnen die EORI-Prüfung in regelmäßigen Abständen und automatisch zu verwenden. Einige Einstellungen sind hierbei vorab durchzuführen.

EORI-Prüfung - Einstellungen Hintergrundverarbeitung
EORI-Prüfung – Einstellungen Hintergrundverarbeitung

Nur ungültige EORI-Nummer in Exportdatei ausgeben

Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit, dass nur ungültige EORI-Nummern in die Exportdatei ausgegeben werden. Wurde der E-Mail-Versand aktiviert, erhält der Sachbearbeiter entsprechend auch nur diese Einträge aus der importierten Datei zugesandt.

Gerade bei großen Datenmengen oder sehr regelmäßiger EORI-Prüfungen kann dies das Postfach des Benutzers oder der freigegebenen Gruppe schonen.

Keine Überschriften in CSV Exportdatei

Aktivieren Sie diese Option, damit in der CSV Exportdatei der EORI Prüfung keine Überschriften ausgegeben werden.

Verzeichnisse

Damit die Hintergrundverarbeitung die Dateiverarbeitung der EORI-Prüfung ordnungsgemäß durchführen kann, geben Sie bitte für alle notwendigen Verzeichnisse vollständig an. Bitte beachten Sie, dass die Verzeichnisse sich voneinander unterscheiden müssen, damit es beispielsweise nicht zu einer Endlosschleife der Prüfungen kommt, wenn die Exportdatei immer wieder als zu importierende Datei erkannt wird.

Sind für die EORI-Prüfung die Verzeichnisse nicht angegeben, kann die Hintergrundverarbeitung nicht durchgeführt werden. Haben Sie Verzeichnisse angegeben, die noch nicht vorhanden sind, versucht die Software diese beim ersten Aufruf anzulegen. Sind nicht die notwendigen Rechte vorhanden oder das Anlegen schlägt fehl, so erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

Kommandozeile (cli)

Die Hintergrundverarbeitung kann nicht über die Oberfläche gestartet werden. Um die Hintergrundverarbeitung zu starten, öffnen Sie eine Kommandozeile in dem Verzeichnis, in dem die Datei ew_service_eori.exe liegt und rufen diese mit dem Parameter --mode=auto auf.

Die Hintergrundverarbeitung verarbeitet damit alle EORI Dateien, die sich im Importverzeichnis befinden. Im Backup-Verzeichnis wird stets eine Kopie der Importdatei abgespeichert und das fertige Prüfergebnis im Exportverzeichnis abgestellt. Im Protokollverzeichnis werden einzelne Verarbeitungsschritte festgehalten.

Der Aufruf für die EORI-Prüfung mit der Option --mode=auto kann über eine wiederholende Aufgabe oder cronjob eingeplant werden. Das Ausführen der Verarbeitung im Hintergrund kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Dies hängt unmittelbar von der Schnittstelle der Europäischen Kommission ab.

Parameter

Führen Sie ew_service_eori --help aus und Sie erhalten die Übersicht aller Parameter der EORI-Prüfung, die Sie an die cli bzw. den Service übergeben können.

Usage of: ew_service_eori.exe [options]
----------------------------------------------------------------------------
-h  --help              Show this help
-v  --version           Version Return the version information.
    --lang              Language (de,en). Overwrites settings.
    --mode              Set the validation mode (single, batch, auto).
    --dataobject        JSON object for single validation mode.
    --inputfile         Input ImportData file for batch validation.
    --outputfile        Output file for batch validation.
    --testmail          Send a testmail.
    --validatefile      Check file, if structure is readable.
    --returncodeseori   Writes the returncodes for EORI to user dir.
----------------------------------------------------------------------------

-h --help

Zeigen Sie sich alle notwendigen Parameter an, die die cli der EORI-Prüfung unterstützt.

-v --version

Gibt die aktuelle installierte Version der EORI-Prüfung aus.

--lang

Mit diesem Parameter können Sie die Sprache der EORI-Prüfung angeben bzw. überschreiben.

--mode

Der Modus, in dem die EORI-Prüfung ausgeführt werden soll.

--dataobject

Dieser Parameter ist notwendig bei einer einzelnen Prüfung einer EORI-Nummer.

-i --inputfile

Übergeben Sie mit diesem Parameter die Datei mit zu importierenden Daten für die EORI-Prüfung an.

-o --outputfile

Die Exportdatei für die EORI-Prüfung wird mit diesem Parameter angegeben. Wichtig ist, dass dieser nicht identisch mit der Importdatei ist.

--testmail

Testen Sie aus der EORI-Prüfung heraus einen Versand einer Test-E-Mail durch. Nach der Verarbeitung einer Datei kann Ihnen am Ende eine E-Mail zugesandt werden.

--validatefile

Überprüfen Sie die Importdatei der EORI-Prüfung zuvor auf Ihre formale Richtigkeit.

--returncodeseori

Dieser Parameter erzeugt eine Konfigurationsdatei für die EORI-Prüfung, um die Rückgabewerte der EOS Schnittstelle zu bearbeiten.

Ausgaben der Kommandozeile

Alle Ausgaben sind im JSON Format und variieren nach Ihren Rückgabewerten.

CSV Schnittstelle

Wir empfehlen die Nutzung der XLSX oder JSON Importschnittstellen.

Durch die Verwendung einer einfachen CSV-Datei bietet Ihnen der EORI-Prüfung eine Möglichkeit, Ihren gesamten Datenbestand zu überprüfen.

Wir achten darauf, dass bei der Erweiterung der Schnittstelle für den Import von CSV der Software EORI-Prüfung die Kompatibilität gewahrt bleibt. Damit können Sie jeweils die aktuellste Version einsetzen, ohne zusätzlichen Aufwand bei einer Integration in Ihr ERP System zu generieren.

Um die Zugehörigkeit der einzelnen EORI Datensätze in Ihre Stammdaten zu gewährleisten, haben Sie die Möglichkeit, bis zu zwei eindeutige Schlüssel in der Importdatei anzugeben. Diese werden in der Exportdatei wieder zurückgegeben und können für den Reimport in Ihr ERP System genutzt werden. Sie können diese beiden Felder (Schluessel_1 und Schluessel_2) auch leer lassen.

Das Standard-Trennzeichen der einzelnen Elemente für die EORI-Prüfung ist das ‚|‘-Zeichen (pipe). Dieses kann über die Einstellungen geändert werden. Fettgedruckte Feldnamen sind Pflichtfelder (das Trennzeichen über Einstellungen änderbar).

Da die EORI-Schnittstelle auch den Namen und Adresse zurück gibt, werden wir in einem zukünftigen Release der EORI-Prüfung auch eine Überprüfung Ihrer hinterlegten Daten ermöglichen und die CSV Schnittstelle erweitern.

Bitte beachten Sie, dass alle Felder in der Importdatei der EORI-Prüfung angegeben werden müssen, auch wenn Sie Schluessel_1 und Schluessel_2 nicht verwenden.

Aufbau – CSV Importdatei

FeldFormatBeispiel
Schluessel_1String4711
Schluessel_2String2
EORIStringDE123456

Beispiel in Form einer CSV-Datei:
4711|2|DE123456 … (weitere EORI-Prüfungen)

Hinweis

Bitte achten Sie bei dem Erstellen der EORI-Importdatei auf die korrekte Anzahl an Spalten (3 Spalten). Dieser Hinweis ist wichtig für eventuelle Fehler beim Import bei der Verwendung von CSV. Zukünftig werden wir weitere Importformate unterstützen, die diese Einschränkung nicht mehr haben.

Aufbau – CSV Exportdatei

Die CSV-Exportdatei der EORI-Prüfung beinhaltet die zurückgegebenen Werte der einzelnen Prüfungen.

FeldFormatBeispiel
key1String4711
key2String2
eoriStringDE123456
nameStringMusterfirma
addressString 
streetStringMusterstraße 1
postalCodeString12345
cityStringMusterdorf
countryStringDeutschland
statusString0
statusDescrStringValid
errorReasonString 
requestdateString 

Beispiel in Form einer CSV-Datei (mit Standard-Trennzeichen):

4711|2|DE123456|Musterfirma||Musterstraße 1|12345|Musterdorf|Deutschland|0|Valid||

Die Benennung der Felder der EORI-Prüfung innerhalb der CSV Import bzw. Exportdatei erfolgt in deutscher Sprache. Im Zuge der Erweiterung der Importformate werden diese internationalisiert, d.h. wir werden die Feldnamen zukünftig in englischer Sprache führen. Eine Konfiguration der Feldnamen haben wir allerdings angedacht, um die Flexibilität zu erhöhen.

Die Ausgabe der Exportdatei im CSV Format der EORI-Prüfung beinhaltet stets eine zusätzliche Spalte, in der die Überschriften enthalten sind. Bitte beachten Sie dies bei einem eventuellen automatischen Reimport der Prüfungsergebnisse.

JSON Schnittstelle

Mit der Schnittstelle für den Import für JSON Dateien, bietet Ihnen die EORI-Prüfung eine Möglichkeit, Ihren gesamten Datenbestand aus Ihren Stammdaten heraus zu überprüfen.

Wir achten darauf, dass bei der Erweiterung der JSON EORI-Schnittstelle die Kompatibilität stets gewahrt bleibt. Damit können Sie jeweils die aktuellste Version einsetzen, ohne zusätzlichen Aufwand bei einer Integration in Ihr ERP System zu generieren.

Um einen JSON Datensatz aus Ihrem ERP System eindeutig in der EORI-Prüfung zuordnen zu können, haben Sie die Möglichkeit, bis zu zwei eindeutige Schlüssel in der Importdatei anzugeben. Diese werden in der Exportdatei wieder zurückgegeben und können für den Reimport in Ihr ERP System genutzt werden. Sie können diese beiden Felder (key1 und key2) jedoch auch leer lassen. Diese sind für die Verarbeitung nicht notwendig.

Da die EORI-Schnittstelle auch den Namen und Adresse zurück gibt, werden wir in einem zukünftigen Release der EORI-Prüfung auch eine Überprüfung Ihrer hinterlegten Daten ermöglichen und die JSON Schnittstelle erweitern.

Bitte beachten Sie, dass alle fettgedruckten Felder in der Importdatei angegeben werden müssen.

Aufbau – JSON Importdatei

KeyFormatBeispiel
key1String4711
key2String2
eoriStringDE123456

Beispiel in Form einer JSON-Datei mit zwei Einträgen:

[
    {
    "key1": "a",
    "key2": "b",
    "eori": "DE123456"
    },
    {
    "key1": "a",
    "key2": "b",
    "eori": "DE789012"
    }
]

Aufbau – JSON Exportdatei

Die JSON-Exportdatei der EORI-Prüfung beinhaltet die zurückgegebenen Werte der einzelnen Prüfungen, ebenfalls, sofern nicht anders angegeben, im gleichen Datenformat. Bitte beachten Sie, dass die JSON Schnittstelle alle verfügbaren Felder ausgibt und somit das vollständigste Format darstellt.

FeldFormatBeispiel
key1String4711
key2String2
eoriStringDE123456
nameStringMusterfirma
addressString 
streetStringMusterstraße 1
postalCodeString12345
cityStringMusterdorf
countryStringDeutschland
statusString0
statusDescrStringValid
errorReasonString 
requestdateString 

Beispiel in Form einer JSON-Datei:

[
 {
  "eori": "DE1537016",
  "status": "0",
  "statusDescr": "Valid",
  "name": "Musterfirma",
  "street": "Musterstraße 1",
  "postalCode": "12345",
  "city": "Musterdorf",
  "country": "Germany",
  "requestdate": "30/01/2021",
  "key1": "4711",
  "key2": "2"
 }
]

Im Gegensatz zu XLSX oder CSV haben wir uns auf die rein englische Notation der Schlüssel der EORI-Prüfung innerhalb von JSON geeinigt. Damit können wir von vorneherein Laufzeitfehler bei einer fehlerhaften Konvertierung vermeiden.

Bitte beachten Sie, dass die Felder in der Exportdatei der EORI-Prüfung nicht immer in der gleichen Reihenfolge ausgegeben werden, wie in der obigen Tabelle angegeben.

XLSX Schnittstelle

Mit der Importschnittstelle für Microsoft Excel (XLSX) Datei, bietet Ihnen die EORI-Prüfung eine Möglichkeit, Ihren gesamten Datenbestand aus Ihren Stammdaten heraus zu überprüfen.

Wir achten darauf, dass bei der Erweiterung der XLSX EORI-Schnittstelle die Kompatibilität (auch zu Microsoft Excel) gewahrt bleibt. Damit können Sie jeweils die aktuellste Version einsetzen, ohne zusätzlichen Aufwand bei einer Integration in Ihr ERP System zu generieren.

Um einen XLSX Datensatz aus Ihrem ERP System eindeutig in der EORI-Prüfung zuordnen zu können, haben Sie die Möglichkeit, bis zu zwei eindeutige Schlüssel in der Importdatei anzugeben. Diese werden in der Exportdatei wieder zurückgegeben und können für den Reimport in Ihr ERP System genutzt werden. Sie können diese beiden Felder (Schluessel_1 und Schluessel_2) jedoch auch leer lassen.

Da die EORI-Schnittstelle auch den Namen und Adresse zurück gibt, werden wir in einem zukünftigen Release der EORI-Prüfung auch eine Überprüfung Ihrer hinterlegten Daten ermöglichen und die XLSX Schnittstelle erweitern.

Bitte beachten Sie, dass alle hervorgehobenen Felder in der EORI Importdatei angegeben werden müssen.

Die Bezeichnungen der Spaltenüberschriften der EORI-Prüfung werden beim Import innerhalb der XLSX Datei gesucht und beim Import zugeordnet. Bitte geben Sie jeweils immer nur eine Bezeichnung ein, bspw. “key1” und nicht “key1,schluessel_1”.

Die Groß- und Kleinschreibung der Spaltenüberschriften ist nicht relevant für den Import.

Aufbau – XLSX Importdatei

Spaltenüberschrift (1. Zeile!)FormatBeispiel
key1 oder schluessel_1String4711
key2 oder schluessel_2String2
EORIStringDE123456

Aufbau – XLSX Exportdatei

Die XLSX-Exportdatei der EORI-Prüfung beinhaltet die zurückgegebenen Werte der einzelnen Prüfungen, ebenfalls, sofern nicht anders angegeben, im gleichen Datenformat.

FeldFormatBeispiel
key1String4711
key2String2
eoriStringDE123456
nameStringMusterfirma
addressString 
streetStringMusterstraße 1
postalCodeString12345
cityStringMusterdorf
countryStringDeutschland
statusString0
statusDescrStringValid
errorReasonString 
requestdateString 

XLSX Versionen

Wir unterstützen der Software EORI-Prüfung alle XLSX Versionen bis einschließlich neuster Version von Office 365. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir ältere Versionen (XLS) nicht mehr unterstützen werden.

Unser Testumfang für die Software EORI-Prüfung beinhaltet sehr viele verschiedene Varianten, wie ein Microsoft Excel-Dokument aussehen kann. Dennoch konnten wir nicht alles Funktionen und Möglichkeiten prüfen. Sollten Sie beim Import von XLSX Dateien auf ein Problem stoßen, kontaktieren Sie uns und senden uns bitte ein oder zwei Testdatensätze zu, damit wir Ihnen schnell helfen können.