Funktionsübersicht der VAT-Validation

Funktionsübersicht über unsere USt-IdNr-Prüfung – VAT-Validation

Inhaltsverzeichnis

Bekommen Sie eine detaillierte Übersicht über die Funktionen der VAT-Validation.

VAT-Validation von erpware - USt-IdNr-Prüfung

Funktionsübersicht der USt-IdNr-Prüfung

Einzelabfrage

  • keine Beschränkung der Installationen am Arbeitsplatz
  • direktes Abfragen und Antwort der offiziellen Schnittstellen
  • Keine Lizenz erforderlich
  • Prüfung über standardisierte Schnittstelle
  • einfache oder qualifizierte Bestätigung
  • Überprüfung (meist) innerhalb weniger Sekunden
  • Speicherung der Rohdaten für Auditierung (Unterstützt UStAE § 18e.1)
  • Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern oder VIES/MIAS der Europäischen Kommission
  • Abfrage beim HM Revenue & Customs (HMRC) für Großbritannien (GB)

Stapelverarbeitung

  • Identische Funktionen wie Einzelabfrage
  • Verarbeitung (Import) von
    • CSV
    • JSON
    • XLSX (Microsoft Excel)
  • detaillierte Ausgabe in Protokolldateien
  • Gültige Lizenz ist erforderlich

Hintergrundverarbeitung

  • Identische Funktionen wie Stapelverarbeitung
  • 100 % Integration in bestehende Anwendungen möglich
  • Vollständig über CLI-Parameter steuerbar
  • Möglichkeit eines zentralen Verzeichnisses zur Verarbeitung im Hintergrund
  • Versand von E-Mails an Sachbearbeiter
  • Gültige Lizenz ist erforderlich

Weitere Informationen über unsere Software finden Sie auf der Seite unserer Dokumentation.

Unsere Software wird stets weiterentwickelt. Durch Ihre Rückmeldungen konnten wir weitere effiziente Funktionen aufnehmen und weiter an der Qualität arbeiten. Mit jeder neuen Version kommen wir da hin, was unser Ziel ist. Eine Software, die genau den Bedürfnissen unserer Kunden entspricht.

Zusätzliche Prüfungen

Sie haben einen Bedarf an einer weiteren Prüfung von Stammdaten wie die USt-IdNr-Prüfung. Wenden Sie sich an uns, damit wir die Anforderungen gemeinsam prüfen können. Es kann sein, dass aus Ihrer Anforderung ein neues Software-Produkt entsteht. Damit übernehmen wir selbstverständlich die Kosten für die Entwicklung.

In den vergangenen Jahren haben wir des Öfteren unterstützt, unsere Software an Ihre Datenbanken anzubinden und die Abfragen zu automatisieren. Da dies in der Regel individuelle Aufwände sind, kontaktieren Sie uns bitte bei Bedarf direkt über unsere Kontaktformular.

Rechtliche Hinweise zur Prüfung einer USt-IdNr

Die Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt IdNr) der jeweiligen EU-Mitgliedstaaten (Europäischen Union) ist Aufgabe des jeweiligen Unternehmens. Sind diese Nummern nicht ordnungsgemäß geprüft, können beispielsweise Forderungen durch das Finanzamt entstehen. Dies kann auch bis hin zu einem Strafverfahren wegen versuchter Steuerhinterziehung (der MwSt) führen!

Unsere Software zur Prüfung von USt-IdNr hilft Ihnen dabei, die Prüfung ihrer gesamten Stammdaten durchzuführen. Sichern Sie sich so bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen einfach ab.

Seit dem 1. Januar 2021 wird vorausgesetzt, dass Sie vor jedem Rechtsgeschäft zwischen Unternehmen die Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer prüfen und dies auch nachweisen (UStAE § 18e.1). Hierfür haben wir bereits seit Langem eine Archiv-Funktion, die zu Ihrer originalen Abfrage auch die Antwort der genutzten Schnittstellen speichert.

Empfehlung für die Verwendung unserer VAT-Validation

Wir empfehlen in regelmäßigen Abständen Ihren gesamten Datenbestand zu prüfen. Das verhindert einen alten Datenbestand.

Darüber hinaus empfehlen wir, sofern es möglich ist, unsere Software direkt in Ihre ERP-Anwendung zu integrieren. Wenn dies bei Ihnen nicht möglich ist, sprechen Sie mit Ihrem Administrator. Er wird Ihnen einen Export aller notwendigen Daten erstellen.

Prüfen Sie im Idealfall alle Daten mindestens einmal in der Woche. Das verringert den Aufwand im Fall eines ungültigen Ergebnisses. Binden Sie die Überprüfung in Ihr Tagesgeschäft mit ein. Starten Sie das Prüfen der USt IdNr idealerweise morgens.

Wartungsarbeiten an den Schnittstellen der Ämter werden meist zwischen 23:00Uhr und 05:00Uhr durchgeführt. Vermeiden Sie in dieser Zeit das Prüfen Ihres Gesamtbestandes.

Die Laufzeit für das Prüfen einer einzelnen USt-IdNr kann leider stark variieren. Zwischen wenigen Millisekunden (Normalfall) und mehreren Minuten kann das Prüfen einer USt-IdNr dauern.

Einige Ergebniscodes lassen uns darauf schließen, dass das Prüfen in einem Timeout gelaufen ist. Daher prüfen wir diese Nummern intern nochmals. Wie oft ein Datensatz wiederholt geprüft wird, stellen Sie im Programm ein.

Hinweise für die USt-IdNr Prüfung

Wir übernehmen keine Haftung für einen eventuell entstandenen Datenverlust durch die Verwendung unserer Software.

Unsere Software hat ebenfalls keinen Einfluss auf die ermittelten Ergebniswerte. Die Ergebnisse einer USt IdNr Prüfung gibt das Programm lediglich in einem definierten Format (CSV, JSON oder XLSX) zurück. Sie haben die Möglichkeit, alle Abfragen und Antworten, die während einer Prüfung gesendet und empfangen werden, in unserem Rohdaten-Viewer anzuzeigen.

Alle weiteren, für die Prüfung nicht notwendigen Felder, werden in der Datei mit den Prüfergebnissen nicht ausgegeben.

Wir können Ihre Daten nicht einsehen. Sie senden Ihre Daten direkt an die offiziellen Schnittstellen. Im Gegensatz zu einigen anderen verfügbaren Anwendungen haben wir kein Interesse, Ihre Kundendaten zu erhalten. Die Datenübertragung ist verschlüsselt. Im Supportfall sind wieder manchmal jedoch darauf angewiesen, von Ihnen Beispieldaten zu erhalten. Diese Daten werden anschließend wieder entfernt. Schließlich handelt es sich hierbei um Ihre Daten.

Wir erheben dennoch einen statistischen Werten. Dieser wird ausschließlich nur bei der Abfrage, ob eine gültige Lizenz vorhanden ist oder nicht, geschrieben.

Die Schnittstelle des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) oder der Europäischen Kommission ändern sich. Leider haben wir keine Möglichkeit dies im Voraus zu erfahren. Sobald wir Kenntnis davon haben, führen wir die Aktualisierung schnellstmöglich durch. Dies erfolgt in der Regel innerhalb 24h nach Kenntnisnahme.

Wir aktualisieren unsere Dokumentation der Software in regelmäßigen Abständen. Damit gewährleisten wir, dass alle wichtigen Informationen für den Anwender zur Verfügung stehen. Bei Änderungen in der Anwendung, die für die Bedienung keine besonderen Hinweise erfordern, aktualisieren wir diese Dokumentation nicht zwangsweise.

Über die Änderungshistorie bekommen Sie die Möglichkeit, die komplette Entwicklungshistorie einzusehen. Durch mehrfache Überarbeitung und teilweise Neuausrichtung, haben wir nicht mehr eingesetzte Versionen entfernt.

Weiterführende Informationen

Der Aufbau der USt IdNr eines Landes ist auf wikipedia sehr gut beschrieben. Für Kunden aus Deutschland empfehlen wir grundsätzlich die Schnittstelle des BZSt zu verwenden. Diese kann zusätzlich die einzelnen Werte wie Unternehmen oder auch Straße überprüfen. In Zukunft möchten wir auch die direkten Ämter anderer EU-Staaten anbinden. Sprechen Sie mit uns, wenn Sie uns hierbei unterstützen können.