Konfiguration der VAT-Validation

Über das Hauptmenü Extras – Einstellungen USt-IdNr wird die Konfiguration für die VAT-Validation vorgenommen. In den Einstellungen tragen Sie bitte auch Ihren erworbenen Lizenzschlüssel ein. Auf dieser Seite erfahren Sie mehr über die Konfiguration der VAT-Validation.

Aufteilung Konfiguration

Wir haben die Möglichkeiten der Konfiguration in mehrere Bereiche unterteilt. Bei einer Neuinstallation werden unsere Standardwerte vorbelegt, die Sie selbstverständlich ändern können. In einem Supportfall werden wir ggf. Teile Ihrer Konfiguration erfragen, um ein Problem genauer identifizieren zu können.

Allgemeine Einstellungen

Sie haben auf der Reiterkarte Allgemein die Möglichkeit, die Konfiguration für die VAT-Validation festzulegen.

Ihre USt-IdNr

Auf der Reiterkarte „Allgemein“ wird Ihre USt-IdNr eingetragen. Diese Nummer dient zeitgleich für die Überprüfung auf eine gültige Lizenz.

Haben Sie mehrere USt-IdNr, können Sie alle USt-IdNr über den Button „weitere USt-IdNr“ erfassen.

Die Auswahl im Hauptfenster wird entsprechend aktualisiert.

Schnittstellenauswahl

Sie haben die Möglichkeit zwischen der Schnittstelle des Bundeszentralamtes für Steuern oder der EU (VIES/MIAS) auszuwählen. Für Kunden mit deutscher USt-IdNr empfehlen wir die Verwendung der BZSt-Schnittstelle.

Archiv

Über das Archiv stellen wir Ihnen eine Funktion bereit, um den gesetzlichen Anforderungen der nachvollziehbaren Speicherung der Anfragen und Antworten bereit. Wird die Option aktiviert, geben Sie bitte noch das entsprechende Verzeichnis an, in denen alle Anfragen und Antworten gespeichert werden. Sofern Sie den gesetzlichen Vorgaben unterliegen, um jede Anfrage zu speichern, wählen Sie bitte einen Speicherort aus, der regelmäßig gesichert (Backup) wird und ggf. gegen Veränderung Dritter geschützt ist. Fragen Sie dazu Ihre IT-Abteilung, um einen solchen Speicherplatz für Sie zu konfigurieren.

Bitte beachten Sie, dass jede Anfrage der USt-IdNr-Prüfung an das BZSt/VIES gespeichert wird. Selbst erneute Versuche werden gespeichert und können schnell zu einem Anwachsen der Anzahl der Dateien führen.

Verarbeitung

Sie haben auf der Reiterkarte Verarbeitung die Möglichkeit, die Konfiguration für die VAT-Validation festzulegen. Diese werden bei der Verarbeitung berücksichtigt. Im Folgenden werden diese Einstellungen im Einzelnen beschrieben.

Versuche

Über den eingegebenen Wert der Versuche haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl an Wiederholungen einer Prüfung einzustellen. Eine Wiederholung der Anfrage kann ausgelöst werden, wenn die Gegenstelle des Bundeszentralamts für Steuern ausgelastet ist oder Ihre Netzwerkverbindung zu einem Timeout führt. Jeder Versuch wird, sofern aktiviert, im Audit-Log gespeichert.

Trennzeichen

Das Trennzeichen ist nur für den Import von CSV-Dateien für die VAT-Validation relevant (unabhängig ob Stapelverarbeitung oder Hintergrundverarbeitung). Die Daten werden in einzelne Werte anhand dieses Trennzeichens aufgeteilt und zur Prüfung aufbereitet. Berücksichtigen Sie bitte bei der Einstellung des Trennzeichens auf ein Vorkommen in Ihren Stammdaten. Ein Komma oder ein Semikolon kann u.U. in einem Firmennamen vorkommen und zu einem Fehler in der Verarbeitung führen. Wir haben das Pipe-Zeichen „|“ als Standardwert definiert. Für JSON und XLSX ist dieses Trennzeichen nicht notwendig.

Leerzeichen

Werden Leerzeichen in Ihren Stammdaten bei der Erfassung von USt-IdNr erlaubt, so kann dies zu Fehlern bei der Prüfung kommen. Diese Einstellung gibt Ihnen die Möglichkeit, dass bei der Prüfung diese ignoriert werden.

Groß- und Kleinschreibung

Sofern die Eingabe von Kleinbuchstaben in Ihren Stammdaten bei der Erfassung von USt-IdNr erlaubt ist, so kann dies zu Fehlern bei der Prüfung kommen. Diese Einstellung gibt Ihnen die Möglichkeit, dass bei der Prüfung die Groß- und Kleinschreibung ignoriert wird und auf das richtige Format automatisch gesetzt wird.

USt-IdNr bereinigen

Wird diese Option gesetzt, wird die bereinigte USt-IdNr (Leerzeichen, Groß- und Kleinschreibung) in der Exportdatei zurückgegeben. Dies bedeutet, dass in Protokolldateien (diese haben den gleichen Aufbau wie die importierte CSV Datei) die USt-IdNr ohne diese fehlerhafte Schreibweise ausgegeben werden. Bei einem Reimport in Ihr ERP System kann somit der Datensatz bereinigt werden.

Gültige USt-IdNr als fehlerhaft kennzeichnen

Die Schnittstelle des Bundeszentralamts prüft automatisch bei einer fehlerhaften qualifizierten Abfrage, ob die USt-IdNr dennoch korrekt ist (einfache Abfrage). Die Rückgabe ist hierbei als gültig gekennzeichnet. Möchten Sie dieses unterbinden, haben Sie mit dieser Option die Möglichkeit dazu. In den Protokolldateien führt dies zu dem Fehler 900.

Zeichenkodierung der Ausgabe

Mit dieser Einstellung haben Sie die Möglichkeit, die Codepage der CSV Ausgabe der VAT-Validation zu steuern. Im Standard ist hier UTF-8 angegeben. Wird die CSV Datei mit Microsoft Excel weiterverarbeitet, empfiehlt es sich Win1252 (dies entspricht der ANSI Kodierung) empfohlen.

Sollte die Datensätze in der Ausgabedatei der VAT-Validation in Ihrem Texteditor oder in Microsoft Excel beispielsweise bei Umlauten nicht korrekt dargestellt werden, stellen Sie bitte ebenfalls diesen Parameter auf den jeweils anderen als der bei Ihnen aktuell eingestellten. Dies behebt in den meisten Fällen Darstellungsprobleme.

Hintergrundverarbeitung

Sie haben auf der Reiterkarte Hintergrundverarbeitung die Möglichkeit, die Konfiguration für die VAT-Validation festzulegen. Die Verarbeitung im Hintergrund ermöglicht Ihnen die VAT-Validation in regelmäßigen Abständen und automatisch zu verwenden. Einige Einstellungen sind hierbei vorab durchzuführen.

Dateiname von Import in Export übernehmen

Haben Sie diese Option aktiviert, wird bei der Verarbeitung der identische Name für die exportierte Datei herangezogen.

Nur ungültige USt-IdNr in Exportdatei ausgeben

Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit, dass nur ungültige Umsatzsteueridentifikationsnummern in die Exportdatei ausgegeben werden. Wurde der E-Mail-Versand aktiviert, erhält der Sachbearbeiter entsprechend auch nur diese Einträge aus der importierten Datei zugesandt.

Gerade bei großen Datenmengen oder sehr regelmäßiger Prüfung von USt-IdNr kann dies das Postfach des Benutzers oder der freigegebenen Gruppe schonen.

Keine Überschriften in CSV Exportdatei

Aktivieren Sie diese Option, damit in der CSV Exportdatei der USt-IdNr Prüfung keine Überschriften ausgegeben werden.

Verzeichnisse

Damit die Hintergrundverarbeitung die Dateiverarbeitung der VAT-Validation ordnungsgemäß durchführen kann, geben Sie bitte für alle notwendigen Verzeichnisse vollständig an. Bitte beachten Sie, dass die Verzeichnisse sich voneinander unterscheiden müssen, damit es beispielsweise nicht zu einer Endlosschleife der Prüfungen kommt, wenn die Exportdatei immer wieder als zu importierende Datei erkannt wird.

Sind für die VAT-Validation die Verzeichnisse nicht angegeben, kann die Hintergrundverarbeitung nicht durchgeführt werden. Haben Sie Verzeichnisse angegeben, die noch nicht vorhanden sind, versucht die Software diese beim ersten Aufruf anzulegen. Sind nicht die notwendigen Rechte vorhanden oder das Anlegen schlägt fehl, so erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

HMRC (GB)

Seit der Version 2023.06.21 wurde die Überprüfung für Umsatzsteuer-IdNr aus Großbritannien implementiert. Hierzu haben wir die Schnittstelle des HMRC integriert. Diese Integration kann über die folgenden Einstellungen konfiguriert werden:

Die Überprüfung erfolgt automatisch, sobald diese aktiviert ist. Es wird in erster Linie geprüft, ob die übergebene USt-IdNr vorhanden ist. Zusätzlich können Sie, sofern angegeben, auch der Firmenname, die Postleitzahl und der Ort vergleichen.

Die Aktivierung verändert die Prüfung für die Benutzung der Schnittstellen BZSt und VIES nicht. Lediglich Nummern, die mit GB beginnen, werden nicht mehr gegen diese beiden, sondern gegen die HMRC Schnittstelle geprüft.

Weitere Möglichkeiten der Konfiguration

Für die Angabe des Lizenzschlüssels, der Konfiguration der Netzwerkverbindungen und die Verwendung des Debug-Modus werden wir in den nächsten Tagen die entsprechenden Informationen noch bereitstellen. In diesem Zuge werden wir die Dokumentation nochmals im Detail überarbeiten und einiges ein wenig umschreiben.