VAT-Validation — USt-IdNr abfragen und prüfen

USt-IdNr prüfen und abfragen

Mit unserer Software USt-IdNr-Prüfung (VAT-Validation) prüfen Sie direkt einzelne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Wählen Sie zwischen den Schnittstellen des Bundeszentralamts für Steuern oder der Online-Datenbank der Europäischen Kommission.

VAT-Validation von erpware
VAT-Validation von erpware

Die Hauptfunktion der VAT-Validation liegt jedoch im Verarbeiten von importierten Dateien (Stapelverarbeitung).

Damit können Sie die USt-IdNr Prüfung genauso einfach in Ihre bestehende ERP Anwendung integrieren. Dies ermöglicht Ihnen somit das regelmäßige Prüfen Ihres gesamten Datenbestands oder das Einbinden in Ihre Prozesslandschaft.

Das Prüfen der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer ID) der jeweiligen EU Mitgliedstaaten (Europäischen Union) ist Aufgabe des jeweiligen Unternehmens.

Sind diese Nummern nicht ordnungsgemäß geprüft, können beispielsweise Forderungen durch das Finanzamt entstehen. Dies kann auch bis hin zu einem Strafverfahren wegen versuchter Steuerhinterziehung (der MwSt) führen!

Unsere Software VAT-Validation hilft Ihnen dabei, die Prüfung durchzuführen. Sichern Sie sich so bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen einfach ab.

Seit dem 1. Januar 2021 wird vorausgesetzt, dass Sie vor jedem Rechtsgeschäft zwischen Unternehmen die Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer prüfen und dies auch nachweisen (UStAE § 18e.1).

Funktionsübersicht VAT-Validation

Einzelabfrage

  • keine Beschränkung der Installationen am Arbeitsplatz
  • direktes Abfragen und Antwort der offiziellen Schnittstellen
  • Manuelle Prüfung der USt-IdNr kann ohne Lizenzierung genutzt werden
  • USt-IdNr Prüfung über standardisierte Schnittstelle
  • einfache oder qualifizierte Bestätigung (die Gültigkeit einer USt-IdNr prüfen mit Namen)
  • Überprüfung (meist) innerhalb weniger Sekunden (abhängig von Einstellungen im Programm)
  • Speicherung der Rohdaten für Auditierung (Unterstützt UStAE § 18e.1)
  • Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern oder VIES/MIAS der Europäischen Kommission

Stapelverarbeitung

  • Identische Funktionen wie Einzelabfrage
  • Verarbeitung (Import) von
  • detaillierte Ausgabe in Protokolldateien

Hintergrundverarbeitung

  • Identische Funktionen wie Stapelverarbeitung
  • 100 % Integration in bestehende Anwendungen möglich
  • Vollständig über CLI-Parameter steuerbar
  • Möglichkeit eines zentralen Verzeichnisses zur Verarbeitung im Hintergrund
  • Versand von E-Mails an Sachbearbeiter

Weitere Informationen über die VAT-Validation finden Sie auf der Seite unserer Dokumentation.

Nur für die Funktionen der Stapelverarbeitung und Kommandozeile der VAT-Validation (Hintergrundverarbeitung) ist der Erwerb einer Lizenz erforderlich.

Prüfung der USt-IdNr

Einzelabfrage einer USt-IdNr durchführen

Die Einzelabfrage steht Ihnen kostenlos zur Verfügung. Sie dürfen die Anwendung auf allen Computern installieren. Für die Verwendung der Stapelverarbeitung oder Verarbeitung im Hintergrund ist der Erwerb einer Lizenz notwendig.

Haben Sie weitere Fragen zu unserer Software, wenden Sie sich bitte an uns. Wir beantworten Ihre Fragen gerne und können Ihnen bei der Installation und Einrichtung weiterhelfen.

Sie dürfen die VAT-Validation auf jedem Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen installieren. Damit steht jedem Mitarbeiter Ihres Unternehmens automatisch die Funktionen der VAT-Validation zur Verfügung.

Nutzen Sie für die Bestätigung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ausschließlich die Einzelabfrage, ist keine Lizenzierung auf dem Arbeitsplatz notwendig.

Die Einzelabfrage übernimmt für Sie den Aufruf der jeweiligen Webseite des BZSt oder VIES. Unsere VAT-Validation nutzt die jeweils offiziell angebotene Schnittstelle und gibt Ihnen die identischen Ergebnisse zurück.

Mit der aktivierten Archiv-Funktion erfüllen Sie zudem die seit Januar 2021 geltende Gesetzesänderung nach UStAE § 18e.1.

USt IdNr Prüfung mit der Stapelverarbeitung

Die VAT-Validation unterstützt mehrere Formate. Importieren Sie Dateien wie CSV, JSON oder XLSX (Microsoft Excel) und prüfen somit Ihren gesamten Datenbestand. Alternativ führen Sie das Prüfen im Hintergrund durch.

Möchten Sie mehr als einen Datensatz auf einmal prüfen?

Wenn Sie mehrere Datensätze auf einmal prüfen möchten, können Sie die Stapelverarbeitung zur Prüfung von USt-IdNrn nutzen. Ob als CSV, JSON oder eine vorhandene Microsoft Excel (XLSX) Datei, die Stapelverarbeitung kann diese Formate prüfen.

Es werden alle Daten aus diesen Dokumenten gegen die Schnittstellen des BZSt oder Europäischen Kommission geprüft.

Das Prüfergebnis wird Ihnen im Anschluss ebenfalls in dem Ursprungsformat zur Verfügung gestellt. Gemäß UStAE § 18e.1 wird jede Abfrage und auch die Antwort der Schnittstelle im Detail protokolliert.

Der integrierte Rohdaten-Viewer unterstützt Sie bei der Suche.

Die Verwendung der Stapelverarbeitung ist sehr einfach:

Wählen Sie die zu importierende Datei aus. Alternativ ziehen Sie diese mit Drag&Drop auf die Reiterkarte der VAT-Validation. Im Anschluss können Sie die gesamte Datei prüfen.

Die Dauer der Prüfung wird von mehreren Faktoren bestimmt. Die Anzahl der Datensätze und die Antwortzeit der Schnittstelle. Daraus ergeben sich etwa 300ms für jede einzelne Abfrage.

Es wird für jeden Datensatz im Hintergrund die Einzelabfrage durchgeführt. Damit können Sie detailliert den notwendigen Nachweis erbringen, dass Sie die Daten geprüft haben.

Verarbeitung im Hintergrund einrichten

Die Stapelverarbeitung kann von Ihnen automatisiert werden. Dabei wird VAT-Validation Service Datei von der Kommandozeile mit den entsprechenden Parametern aufgerufen. Das ermöglicht das Einrichten der VAT-Validation als Verarbeitung im Hintergrund.

Zusätzlich ist auch das Einbinden direkt in Ihre Anwendung damit möglich. Dadurch automatisieren Sie Ihren kompletten Prüfungsprozess.

Das Zusenden einer E-Mail mit den Ergebnissen der Prüfung ist mit der Verarbeitung im Hintergrund möglich.

Wie Sie die Verarbeitung im Hintergrund einrichten, können Sie in unserer Dokumentation erfahren. Nehmen Sie alle Einstellung über die Oberfläche der VAT-Validation vor. Alle Parameter haben wir zusätzlich beschrieben.

Haben Sie weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns bitte. Wir unterstützen Sie schnellstmöglich.

Empfehlung für die Verwendung unserer VAT-Validation

Wir empfehlen in regelmäßigen Abständen Ihren gesamten Datenbestand zu prüfen. Das verhindert einen alten Datenbestand.

Darüber hinaus empfehlen wir, sofern es möglich ist, unsere Software direkt in Ihre ERP Anwendung zu integrieren. Wenn dies bei Ihnen nicht möglich ist, sprechen Sie mit Ihrem Administrator. Er wird Ihnen einen Export aller notwendigen Daten erstellen.

Prüfen Sie im Idealfall alle Daten mindestens einmal in der Woche. Das verringert den Aufwand im Fall eines ungültigen Ergebnisses und kann im Tagesgeschäft untergebracht werden. Starten Sie das Prüfen der USt-IdNr morgens.

Wartungsarbeiten an den Schnittstellen der Ämter werden meist zwischen 23:00Uhr und 05:00Uhr durchgeführt. Vermeiden Sie in dieser Zeit das Prüfen Ihres Gesamtbestandes.

Die Laufzeit für das Prüfen einer einzelnen USt-IdNr kann leider stark variieren. Zwischen wenigen Millisekunden (Normalfall) und mehreren Minuten kann das Prüfen einer USt-IdNr dauern.

Einige Ergebniscodes lassen uns darauf schließen, dass das Prüfen in einen Timeout gelaufen ist. Daher prüfen wir diese Nummern intern nochmals. Wie oft ein Datensatz wiederholt geprüft wird, stellen Sie im Programm ein.

Hinweise zu VAT-Validation

Wir übernehmen keine Haftung für einen eventuell entstandenen Datenverlust durch die Verwendung der Software VAT-Validation.

Die VAT-Validation hat ebenfalls keinen Einfluss auf die ermittelten Ergebniswerte. Die Ergebnisse der VAT-Validation gibt das Programm lediglich in einem definierten Format (CSV, JSON oder XLSX) zurück.

Alle weiteren, für die Prüfung nicht notwendigen Felder, werden in der Datei mit den Prüfergebnissen nicht ausgegeben.

Wir sehen Ihre Daten nicht. Sie senden Ihre Daten direkt an die offiziellen Schnittstellen. Im Gegensatz zu einigen anderen verfügbaren Anwendungen haben wir kein Interesse, Ihre Kundendaten zu erhalten. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen.

Wir erheben ausschließlich einen statistischen Wert, der mit dem Überprüfen auf eine gültige Lizenz einhergeht.

Die Schnittstelle des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) oder der Europäischen Kommission ändern sich. Leider haben wir keine Möglichkeit dies im Voraus zu erfahren. Sobald wir Kenntnis davon haben führen wir die Aktualisierung durch. Dies erfolgt in der Regel innerhalb 24h nach Kenntnisnahme.

Wir aktualisieren unsere USt-IdNr-Dokumentation der VAT-Validation in regelmäßigen Abständen. Damit können wir gewährleisten, dass alle wichtigen Informationen für den Anwender zur Verfügung stehen. Bei Änderungen in der Anwendung, die für die Bedienung keine besonderen Hinweise erfordern, aktualisieren wir diese Dokumentation nicht zwangsweise.

Weiterführende Informationen

Der Aufbau der USt-IdNr eines Landes ist auf wikipedia sehr gut beschrieben. Für Kunden aus Deutschland empfehlen wir grundsätzlich die Schnittstelle des BZSt. In Zukunft möchten wir auch die direkten Ämter anderer EU-Staaten anbinden. Sprechen Sie mit uns, wenn Sie uns hierbei unterstützen können.